Administración que no se teclea dos veces
Albaranes, facturas, registros y avisos siguen las reglas de tu empresa, no la memoria de quien está ese día.
Automatización de procesos
Lo repetido deja de
depender de una persona.
Diseñamos el recorrido de una tarea: qué entra, qué se valida, quién aprueba la excepción y qué queda registrado. El equipo interviene cuando el caso se sale de la regla.
EL PUNTO DE PARTIDA
Si una tarea se hace igual todos los días, no debería vivir en un buzón.
Copiar albaranes, perseguir firmas o volver a teclear el mismo dato consume el tiempo de quien mejor conoce el negocio. Ordenamos esos pasos, nombramos las excepciones y dejamos el control en las personas que deben resolverlas.
- Menos pasos que alguien tenga que recordar de memoria
- Validación y rastro de cada movimiento
- Las excepciones llegan a un responsable, no se pierden
DEL DATO A LA ACCIÓN
ISS / PROCESS
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Entrada Email / Excel / Web / PDF01
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Procesamiento Reglas / Datos / Validaciones02
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Inteligencia IA / Extracción / Clasificación03
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Integración CRM / ERP / API / BBDD04
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Acción Documento / Registro / Alerta05
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Resultado Proceso automatizado06
Recorrido ilustrativo. Las reglas y la supervisión se diseñan con vuestra operativa.
QUÉ CUBRE
Qué se automatiza
y qué queda en personas.
El flujo cubre lo repetido. La excepción tiene nombre y responsable.
Aprobaciones con dueño
Queda escrito quién decide, con qué condición y qué ocurre si no contesta.
Documentos con recorrido
El archivo entra, se comprueba y genera la salida prevista: no se queda en un hilo de correo.
Operaciones entre aplicaciones
Pedidos, incidencias y tareas cruzan las herramientas que ya usas, con el mismo criterio.
CÓMO SE TRABAJA
De la entrada
al registro, con dueño.
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01
Entrada
Email, Excel, formulario o PDF
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02
Validación
Campos obligatorios y reglas de negocio
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03
Proceso
Acciones y, si hace falta, aprobación
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04
Integración
CRM, ERP o base de datos
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05
Resultado
Registro, documento y aviso a quien corresponda
EJEMPLOS DE APLICACIÓN
Donde el copiar y pegar
ocupa el día.
Ilustrativos. El circuito real se escribe con vuestros documentos y aprobaciones.
Facturación
Un albarán validado pasa a factura y a registro, respetando el circuito de aprobación que ya tenéis.
Comentar este ejemploCompras
La solicitud llega al responsable correcto, con la documentación y el estado a la vista.
Comentar este ejemploDocumentación
Un archivo recibido por correo se clasifica y archiva con el mismo criterio, una y otra vez.
Comentar este ejemploHERRAMIENTAS
Se eligen después de ver el proceso.
Esta lista es orientativa. En cada encargo se decide qué encaja y qué no hace falta.
Power Automate
n8n
Make
Python
APIs
Microsoft 365
MÉTODO
Cómo se aborda un encargo
Seis fases. El calendario sale del alcance, no de una plantilla.
Reunión inicial y definición
Objetivos, alcance, sistemas implicados y responsables, por escrito.
Diseño funcional
Recorrido, reglas, excepciones e integraciones, validados con quien opera el proceso.
Implementación
Construcción de lo acordado: automatización, software, datos o conexión.
Integración y pruebas
Pruebas técnicas y con el equipo, con datos representativos.
Puesta en marcha
Despliegue en el entorno real, con un plan de paso y de contingencia.
Acompañamiento
Estabilización, soporte y evolución según lo que quede en el contrato.
PREGUNTAS FRECUENTES
Antes de poner un flujo
en producción.
Herramientas actuales, excepciones y cómo se acota el primer proceso.
Plantear este proceso¿Podemos empezar por un único proceso?
Sí. Acotamos un primer recorrido, lo probamos con datos reales de vuestra operativa y ampliamos cuando está estable. No hace falta rediseñar toda la empresa.
¿Tengo que cambiar las herramientas que utilizo?
Primero vemos qué aplicaciones hay y qué permiten conectar. La propuesta dice qué se aprovecha y qué límite existe. No partimos de un catálogo que debáis adoptar.
¿Qué ocurre cuando un dato no es correcto?
Eso se diseña: validación, aviso y un circuito de revisión. La incidencia queda identificada; no desaparece en un buzón.
¿Cómo se define el coste y el plazo?
Según los pasos, el volumen, las integraciones, las excepciones y el soporte. Se concreta en el alcance, antes de implementar. No publicamos tarifas ni semanas tipo.
EL SIGUIENTE PASO
Valorar automatización
en vuestra operativa.
Sistemas, reglas y qué debe ocurrir al final.
Con eso ISS propone un alcance, no un paquete.